Novice
Photo by Berkeley Communications on Unsplash
Zakaj potrebujete sistem za podporo strankam?
Ponedeljek, 11. oktober 2021
Posodobljeno: Petek, 31. marec 2023
Na začetku poslovanja vsakega podjetja, je glavni vir podpore e-poštni predal, kjer se nabirajo zahtevki strank. Z večanjem poslovanja se hitro zgodi, da e-poštni predal postane premajhen, predvsem pa nepregleden za vso podporo, ki jo stranke potrebujejo. V kolikor se vaši zaposleni, odgovorni za podporo strankam, utapljajo v polnih e-poštnih predalih podpore je čas, da za vaše poslovanje začnete uporabljati sistem za podporo.
Kaj so prednosti uporabe sistema za podporo?
1. Enostavno sledenje zahtevkom
S sistemom za podporo lahko enostavno sledite vsem zahtevkom. Najpomembnejše je, da s pomočjo sistema vemo v vsakem trenutku status zahtevka, ne glede na njegov vir. Z večanjem poslovanja se povečuje število strank, kot tudi število zahtevkov. Ravno zato je pomembno, da v vsakem trenutku veste, kaj se dogaja z zahtevki. Sistem za podporo vam pomaga pri distribuciji zahtevkov med zaposlene, da so vsi enako obremenjeni.
2. Določanje prioritet
Določanje prioritet pri podpori in pomoči strankam je ena izmed najpomembnejših funkcionalnosti sistema za podporo. Zelo pomembno je, da podporni ekipi olajšamo delo in ji preko sistema povemo, kateri zahtevki imajo prioriteto pred ostalimi. Dejstvo je, da vsi zahtevki nimajo enake pomembnosti, zato je pomembno, da določite kaj so prioritete oz. kateri primeri ali katere stranke imajo prednost pred ostalimi.
3. Avtomatizacija procesa
Zelo pomembno je, da sistem za podporo vsebuje možnost avtomatizacije procesa dela. S pomočjo avtomatizacije prihranite dragocen čas, ki ga porabite za podporo strankam. Avtomatizacija procesov pomaga predvsem pri tistih delih, ki se zdijo samoumevna, vendar pa za njih porabite veliko časa. To so npr. napolnitev zahtevka, menjava statusov, distribucija nalog, itd. Kabi Podpora vam omogoča, da ustvarite t.i. delovni proces, ki omogoča avtomatizacijo vaše podpore. Kar je najpomembnejše, se lahko ta avtomotizacija prilagodi vašemu obstoječemu poslovanju in ga digitalizira.
4. Statistika uspešnosti zaposlenih
Zaposleni, ki se ukvarjajo s podporo, imajo eno izmed najpomembnejših nalog v vsakem podetju. Zato je pomembno, da nadzorujete njihovo delo in da skrbite, da skrbno upravljajo z vsemi zahtevki. S sistemom za podporo lahko spremljate uspešnost posameznega zaposlenega, kot npr.:
- Število aktivnih zahtevkov
- Število uspešno opravljenih zahtevkov
- Čas, ki ga potrebuje za reševanje posameznega zahtevka
- Zadovoljstvo strank
S temi meritvami lahko v vašem podjetju sprejemate odločitve na podlagi podatkov, s čimer boste lahko izboljšali poslovanje ne samo vaše podporne ekipe pač pa celotnega podjetja.
5. Povečajte učinkovitost
S pomočjo sistema za podporo, bo vaša podporna ekipa dosegla boljše rezultate, ker ne potrebujejo nenehoma pregledovati e-pošte in se odločati katero stvar se najprej lotiti. Sistem omogoča, da podporna ekipa lahko opravi več zahtevkov, saj je čas reševanja posameznega zahtevka bistveno krajši.
6. Obveščanje strank
Zelo pomembno je, da so stranke obveščene o statusu zahtevka. S pomočjo avtomatiziranih sporočil (e-pošta ali SMS sporočilo) poskrbimo, da stranka ve, v kateri fazi se nahaja njen zahtevek. Poleg tega lahko stranki ponudimo dostop do njenega profila, ki ji omogoča spremljanje posameznega zahtevka.
Sistem za podporo je eno izmed pomembnejših orodij, ki jih je dobro vpeljati v vsakdanje poslovanje vašega podjetja. Vsi smo zadovoljni, ko podjetje dosega dobre prodajne rezultate in uspehe povezanih s prihodki. Vendar naraščanje poslovanja je zelo odvisno od zadovoljstva strank. Stranke pa je potrebno negovati od začetka do konca prodaje. Še posebej je potrebno biti ob stranki, ko potrebuje pomoč in podporo. V tistem času je stranka v stiski in ji je potrebno
priskočiti na pomoč. Če boste stranki hitro priskočili na pomoč in rešili njeno težavo, boste poskrbeli za njeno zadovoljstvo.
Sam sistem za podporo ne služi samo reševanju zahtevkov, pač pa posredno vpliva na zadovoljstvo strank. Zadovoljstvo strank pa vodi v ohranjanje obstoječih strank, kar je na dolgi rok profitabilnejše. Zato ne odlašajte predolgo in se odločite za vpeljavo sistema za podporo. Če potrebujete pomoč, smo vam na voljo tudi v našem podjetju.
