Kako smo s CRM sistemom Kabi Prodaja preoblikovalo načrtovanje prihodnosti

CRM sistem Kabi prodaja omogoča hitrejšo in pametnejšo načrtovanje prihodnosti. Z njegovo pomočjo lahko prodajna ekipa, predvsem pa vodstvo na enostaven način načrtuje prihodke v prihodnosti, glede na vsa povpraševanja, ki jih imajo v sistemu.

V nadaljevanju bomo predstavili študijo primera naše stranke (podjetja neposredno zaradi sklenjenih dogovorov ne bomo izpostavljali).

Podjetje, ki posluje v IT sektroju na mednarodnem trgu je v zadnjih letih doživelo hitro rast. Z rastjo velikokrat pridejo tudi izzivi, ki jih je potrebno rešiti. Eden takšnih izzivov je bilo predvidevanje prihodkov v prihodnosti. Želja vodstva je bila, da na hiter način dobijo pregledne rezultate, kdaj in kakšne prihodke lahko pričakujejo določen mesec in seveda od katerih povpraševanj.

Prvotna težava je bila v tem, da je vsak prodajalec vodil lastno evidenco povpraševanj, ki jih je vpisoval v skupno Excel tabelo. Tukaj je bila težava s samo ažurnostjo, ker podatki niso bili redno osveženi. Težava je tudi bila, ker so ročno vodili, kdaj naj bi bilo potencialno povpraševanje realizirano in do kdaj naj bi trajal projekt.

Glede na zastavljene cilje glede realizacije v prihodnjih letih, je podjetje iskalo rešitev, ki omogoča enostavnejšemu sledenju povpraševanj, predvsem pa hitremu pregledu prihodnjih realiziranih in prihodnjih prihodkih.

V začetku sodelovanja, je bil prvi korak analiza trenutnih procesov. Hitro je postalo jasno, da ne potrebujejo le evidence strank, ampak orodje za strateško načrtovanje prodaje in prihodkov. Izbrali so CRM sistem Kabi Prodaja zaradi ključne funkcionalnosti: vizualnega prodajnega lijaka, ki omogoča ponderiranje prodajnih priložnosti in s tem natančnejše napovedovanje prihodkov.

Proces implementacije je potekal v treh fazah:

1. Faza: Prilagoditev sistema prodajnemu procesu
Najprej smo sedli s prodajno ekipo in definirali njihov dejanski prodajni proces. Določili smo jasne faze, skozi katere gre vsaka prodajna priložnostVsaki fazi smo pripisali odstotek verjetnosti za uspeh. Ta korak je bil ključen, saj smo morali prilagoditi CRM njihovemu načinu prodaje, ne pa da bi sistem vsiljeval tog proces. S tem smo zagotovili, da ga bo ekipa sprejela.

2. Faza: Usposabljanje in sprejemanje s strani uporabnikov
Uporabniška izkušnja je bila v središču. Prodajalcem smo pokazali, da CRM ni orodje za nadzor, temveč za pomoč. Poudarili smo, da preprost in intuitiven vmesnik pomeni manj administrativnega dela in več časa za prodajo. Kot sem že večkrat poudaril, je UI v CRM-ju ključen za prodajo, še posebej v manjših podjetjih. Kabi Prodaja jim je omogočila, da so z nekaj kliki posodobili status priložnosti, dodali ključne komentarje, ponudbo in kar je najpomembneje, vnesli pričakovano vrednost posla ter predviden datum zaključka.

3. Faza: Povezovanje ekip – prodaja, implementacija in vodstvo
To je bil prelomni trenutek. Ekipi za implementacijo smo omogočili vpogled (samo za branje) predvidenih projektov in kdaj naj bi se začel. Tako so lažje načrtovali zasedenost svojih resursov.

Podjetju je z uvedbo CRM sistema za prodajo poleg preglednejše prodaje enostavneje načrtovalo prihodnje aktivnosti.

Z uvedbo CRM sistema za prodajo, s katerim so reorganizirali prodajo in povečali preglednost nad prihodnjo realizacijo, so prav tako naredili korak h bolj informativnem strateškem načrtovanju. S podatki iz prodaje so lahko:

1. Transparentno in enostavno načrtovali prihodnje delo
Ekipa za implementacijo je dobila več uporabnih informacij. Na enostavne način vidijo, koliko dela lahko pričakujejo v bližnji prihodnosti. Če so videli, da se čez dva meseca obeta velik porast projektov, so lahko že vnaprej organiziral time, preveril razpoložljivost resursov in začel načrtovati morebitno pomoč pri izvedbi.

2. Lažje načrtovanje zaposlovanja in doseganja ciljev
Vodstvo je dobilo dodatno informativno orodje za strateško odločanje. Na podlagi šestmesečnega trenda v CRM-ju so videli, da njihov prodajni lijak konstantno raste. Napoved prihodkov jim je jasno pokazala, da bodo čez pol leta potrebovali vsaj tri nove zaposlene, da bodo lahko kakovostno izvedli vse pričakovane projekte. Začeli so postopek zaposlovanja predno lahko pride do ozkega grla. To je bil preskok iz reaktivnega v proaktivno upravljanje s kadri.

Poleg tega so lahko na podlagi realnih podatkov iz lijaka postavili dosegljive, a ambiciozne prodajne cilje. Cilji niso bili več pavšalna številka, ampak so izhajali iz dejanskega potenciala na trgu, ki ga je CRM sistem jasno prikazoval. To je odpravilo dilemo, ali je CRM sistem prijatelj vodstva ali zaposlenih – postal je prijatelj obeh, saj je ustvaril transparentnost in realna pričakovanja.

3. Izboljšana komunikacija in prenos znanja
CRM je postal centralna točka informacij. Vsi podatki o strankah, preteklih pogovorih in dogovorih so bili na enem mestu. Ko je prodajalec odšel na dopust, je lahko njegov sodelavec brez težav prevzel komunikacijo s stranko. Ko so zaposlili novega prodajalca, je imel takojšen vpogled v zgodovino uspešnih in neuspešnih poslov, kar je bistveno pospešilo njegovo uvajanje. CRM je postal ključno orodje za prenos znanja in podatkov med zaposlenimi.

Zgornja študija primera je odličen praktičen primer, zakaj sploh uporabljati CRM sistem. Z uvedbo sistema Kabi Prodaja niso rešili le problema razpršenih podatkov. Rešili so temeljni poslovni izziv: nepredvidljivost.

Sposobnost napovedovanja prihodkov je preoblikovala njihovo celotno poslovanje. Prodaja in izvedba sta postali partnerja, ki skupaj načrtujeta uspeh. Vodstvo je dobilo kredibilen vir informacij, s katerim so lahko lažje načrtovali prihodnje poslovanje. Zaposlovanje, investicije in postavljanje ciljev so postali odraz strategije, ki temelji na podatkih.