Kako voditi projekte?

Kako se pripraviti za uspešno vodenje projekta

Četrtek, 9. april 2020

Posodobljeno: Četrtek, 9. marec 2023

Vodenje projektov zahteva širok nabor veščin in znanj, ki so ključni za uspešno izvedbo. Med najpomembnejšimi so planiranje projektov, upravljanje časa, organizacija, delegiranje nalog, določanje ciljev in merljivih kazalnikov uspeha, sodelovanje in komunikacija z ekipo ter uporaba orodij za upravljanje projektov. Prav tako je pomembno, da se analizirajo tveganja in se načrti prilagajajo potrebam projekta. Vodenje projekta zahteva tudi spremljanje napredka in poročanje o dosežkih. Za uspešno izvedbo projekta je potrebno imeti dober proračunski načrt in finančno upravljanje projekta. Vodja projekta mora imeti sposobnost, da pravočasno prepozna težave ter jih reši, s čimer zagotovi uspešno in učinkovito izvedbo projekta.

Projektno vodenje je samo po sebi zahtevna naloga, saj morate kot vodja projekta skrbeti za komunikacijo s stranko, komunikacijo z izvajalci, preverjati ali so naloge narejene glede na specifikacijo, ki je bila določena ali so narejene vse naloge na projektu. Samo projektno vodenje lahko opišemo kot igro tenisa, vendar vam nasproti ne stoji samo en nasprotnik, pač pa več subjektov, med katerimi se morate znati upravljati.

Če pa pogledamo iz drugega zornega kota, lahko hitro ugotovimo, da je vsak posameznik, ne glede na njegov naziv ali delovno mesto, projektni vodja. Če pomislimo že na vsakodnevne stvari, ki jih počnemo se zavedamo, da za vsako od njih potrebujemo določene kompetence projektnega vodenja. Te kompetence enostavno preslikamo na: pripravo večerje, druženje s prijatelji, ko se preselimo v novo stanovanje, načrtovanje počitnic, itd. Za vse te dogodke morate imeti pripravljen načrt, oceno časa in pa komunikacijo z drugimi osebami.

Za nekatere je vodenje projektov lahko prava nočna mora, ne samo v zasebnem pač pa tudi v poslovnem svetu. Na srečo obstajajo orodje, s katerim projektno vodenje postane pregledno in enostavno. V Kabiju smo za uspešnejše in učinkovitejše vodenje projektov naredili sistem za projektno vodenje – Kabi Projekti. Omogoča vam celovito vodenje vseh projektov v vašem podjetju. Od administracije, do zahtevnih projektov za stranke, ki trajajo več mesecev. Poleg tega vam omogoča avtomatizirane delovne procese, s pomočjo katerih ne boste pozabili na vse pomembne stvari pri posameznem projektu.

Poleg samega sistema za projektno vodenje, smo pripravili strategijo, kako voditi projekt.

“Preberite si projekt prenove spletne strani”

Spoznajte se z vsem

S tem, ko se spoznate z vsemi stvarmi in podrobnostmi projekta, ste dosegli že polovico zmage. 

Kaj pomeni, da se morate spoznati s projektom?

To pomeni, da se morate spoznati z 

• Obsegom projekta
• Cilji projekta
• Ekipo, s katero boste sodelovali
• Znanjem posameznikov v ekipi
• Stranko

To so osnove, katere morate poznati, da se boste uspešno spopadli s projektom.

Prva stvar, ki jo morate narediti je, da si vzamete nekaj ur časa, da uredite vse podrobnosti v zvezi s projektom, da se dogovorite o nalogah, ki jih mora vaša ekipa opraviti in vse pomembne informacije prenesti tudi stranki. Zelo pomembno je, da si pri zahtevnejših projektih vzamete čas za pogovor s posamezniki, ki sodelujejo na projektu in jim jasno predstaviti njihove naloge, dolžnosti, mejnike in roke, do katerih morajo biti končani. Vse to vam bo v veliko pomoč, saj bodo vsi deležniki imeli vse pomembne informacije in delo na projektu se lahko začne.

Predstavite potek dela na projektu

Ne glede na to, na kakšen način je organizirano delo v vašem podjetju, poskrbite, da bodo vsi deležniki projekta (ekipa in stranka) imeli vse informacije o poteku dela na projektu. Zaželeno je, da ima stranka dostop do projekta in da lahko spremlja njegov razvoj. Tukaj pridejo do izraza vaše načrtovalske sposobnosti. Bolj kot načrtujete, bolj kot se jasne naloge, uspešnejše bo delo na projektu.

V ta namen smo v Kabi Projektih razvili t.i. gantogram, ki omogoča, da si v znotraj posameznega projekta naredite mejnike. Opravila enostavno vežete na mejnike. Na ta način je projekt preglednejši in mejniki točno določeni. V vsakem trenutku je vidno, v katerem stanju je projekt. Poleg tega lahko dostop do projektov date tudi stranki, ki lahko preko sistema z vami komunicira in spremlja potek projekta.

Primer gantograma/mejnikov za projekt: izdelava spletne strani

Zagotovite kanal za komunikacijo

Nikoli ne boste uspešno vodili projekta, brez dobre komunikacije. Zelo pomembno je, da vzpostavite določen red pri komuniciranju, da so vse pomembne informacije na voljo za vse, ki jih potrebujejo. Pri tem je pomembno, da je celotna ekipa, ki dela na projektu obveščena o vseh ključnih stvareh in napredku, za to obstajata dva načina:

Kratki sestanki

Kratki sestanki, kjer se zbere ekipa, ki dela na projektu. Tam se predstavi kaj je bilo narejeno do sedaj, kaj delamo danes in kakšni so načrti za naprej. Poleg tega se omeni, če kje pričakujejo težave in kaj potrebujejo za nemoteno delo. Glavna naloga takih sestankov je, da so kratki in da se povejo samo ključne stvari za naprej. Takšni sestanki prihranijo veliko časa. 

Komunikacija na opravilih

Pri vodenju projekta je zelo pomembno, da vzpostavite visok nivo transparentnosti in preglednosti nad projektom. Zato smo v Kabi Projektih razvili več možnosti komunikacije za vse sodelujoče. Na posameznih opravilih je tako možno dodajati komentarje, datoteke, itd., s čimer so poveča preglednost ne samo celotnega projekta pač pa posameznega opravila oz. naloge. Določene komentarje je možno označiti, da so del poročila, ki se nato prikažejo v poročilu, ki se ga lahko ustvari preko sistema. Komunikacija na projektu in opravilih je lahko omejena samo na ekipo, ki dela na projektu, lahko se pa tudi doda stranko, ki preko samega sistema spremlja celotno dogajanje in lahko v vsakem trenutku preveri stanje na projektu.

Primer poročila pri projektu

Bodite prilagodljivi

Kot projektni vodja se boste srečali z raznovrstnimi projekti. Od enostavnih projektov, ki jih hitro opravite, do zahtevnih projektov, kjer se stvari komplicirajo, predvidene ure so presežene, zgodijo se nepričakovani zastoji, pride do šuma v komunikaciji, itd. Kot projektni vodja, boste morali biti pripravljeni na vse in se vsaki situaciji tudi prilagoditi. Včasih bo potrebno strategijo projekta zasukati na glavo, da boste prišli do prave rešitve. Zavedati pa se morate dveh stvari, projektno vodenje je zahtevno (vsekakor ni za vsakogar), v kolikor pa ste že projektni vodja pa si zapomnite, zmorete to, globoko vdihnite in se lotite dela.

Kako izbrati pravi CRM sistem ?