Evidenca delovnega časa vs. sistem za projektno vodenje?
4 min branja
Evidenca delovnega časa in sistem za projektno vodenje sta orodji, ki sta ključni za uspešno upravljanje projektov in zagotavljanje učinkovitosti ter produktivnosti. Evidenca delovnega časa sledi času, porabljenem za določeno delo, kar omogoča analizo časovne porabe ter obračun in fakturiranje storitev.
Sistem za projektno vodenje pa omogoča upravljanje s projekti, časovni vnos in obračun, upravljanje s človeškimi viri, spremljanje nalog in prioritete ter nadzor nad stroški in proračunom. Sistem za projektno vodenje zagotavlja spremljanje in poročanje o napredku projekta, kar omogoča učinkovito upravljanje projekta in njegovo uspešno izvedbo.
Beleženje časa medtem, ko delate, olajša kar nekaj stvari v poslovanju vašega podjetja:
- Vidite, koliko časa ste bili v službi - evidenca delovnega časa
- Koliko časa, ste porabili, da ste opravili določene naloge – projektno vodenje
Oba zgornja primera dovolj dobro prikažeta, da obstaja razlika med evidenco delovnega časa in projektnim vodenjem.
Evidenca delovnega časa
Registracija in evidenca delovnega časa je sistem s katerim beležite delovni čas zaposlenih v podjetju. Sistem omogoča enostaven pregled:
- Nad številom ur, ki smo jih preživeli na delovnem mestu
- Število ur, ki smo jih porabili za malico
- Število nadur
- Število ur ali dni, ko smo bili odsotni
- Itd.
Tak sistem evidentiranja delovnega časa je primeren za vsa podjetja, katerih zaposleni so plačani glede na število opravljenih ur v podjetju. Določena podjetja izplačujejo dodatke za nadure ali pa dopuščajo možnost, da se nadure izkoristijo npr. za zasebne izhode, dopuste, itd. Prav tako pa je pri registraciji delovnega časa pomembno, da se beležijo odsotnosti (bolniške, dopusti, zasebni izhodi, itd.). V kolikor imamo zabeleženo odsotnost lahko poskrbimo za reorganizacijo dela in nadomeščanja.
Sama evidenca delovnega časa omogoča, da beležimo čas, ki smo ga preživeli na delu. Ne omogoča pa pregleda, koliko časa smo porabili za posamezni projekt. V tem primeru pa je boljše uporabiti sistem za projektno vodenje.
Sistem za projektno vodenje
Se vam je kdaj zgodilo, da določeni zaposleni v vašem podjetju niso vedeli, kakšne so njihove naloge in zadolžitve? Ali pa da niso vedeli, katere imajo prioriteto?
Sistem za projektno vodenje omogoča celovito upravljanje vseh projektov in opravil v podjetju. Poleg tega omogoča:
- Organizacijo dela celotnega podjetja
- Nadzor nad napredkom posameznega projekta
- Razporejanje nalog med člane projekta
- Načrtovanje dela
- Določanje rokov
- Itd.
S pomočjo sistema za projektno vodenje boste lahko beležili, koliko časa ste porabili na posameznem projektu. To pa še ni vse, s časom boste na podlagi izkušenj iz preteklih projektov lažje, predvsem pa natančnejše ocenili, koliko časa potrebujete za posamezni projekt. To vam pomaga pri sestavi ponudb in določanju rokov. Nič ni slabšega za vas in vaše podjetje, da narobe ocenite količino dela in vam projekt prinese izgubo. Ter obratno za stranko. Nič ni slabše za stranko, kot to, da ne ve, kdaj bo njen projekt končan.
Sistema namenjana povečanju učinkovitosti
Včasih se zdi, da sta sistema, kot je evidenca delovnega časa in projektno vodenje le še eno od “odvečnih” stvari, ki jih morate delati na delovnem mestu in vam odvzamejo dragoceni čas. Vendar to temu ni tako. Glavni namen obeh sistemov je povečati učinkovitost dela, zaposlenih in vseh poslovnih oz. delovnih procesov v podjetju. Izgovori, nisem vedel ali noben mi ni rekel ali ni bilo časa, so stvar preteklosti.
Oba sistema se lahko uporabljata samostojno. Če pa resnično želite izboljšati vaše delovne procese in optimizirati delo vseh zaposlenih, je zaželeno, da se uporabita oba sistema hkrati.
Priporočamo
Poglej več
