Excel ni CRM sistem

Vsako podjetje, s katerim smo se pogovarjali o uvedbi CRM sistema, je imelo vsaj eno skupno točko: Excel. Preglednica s stolpci, ki je rasla z leti, do katere je dostopalo več prodajalcev hkrati in ki je sčasoma postala nepregleden dokument, kjer je vsak iskal informacije o stanju posamezne prodaje. V Kabiju opažamo, da je pri več kot polovici podjetij, ki pridejo k nam po CRM rešitev, osnovno orodje za vodenje strank prav Excel.

In Excel ni slab program. Za izračune, proračune in analize je odličen. A upravljanje strank ni preglednica. Je živ proces, ki zahteva sledenje, opominjanje, timsko usklajenost in napoved prihodkov v realnem času. Za to Excel ni najprimernejši. Spodaj vam naštejemo razloge zakaj.

Excel ne ve, kaj se je zgodilo s stranko

V Excelu je stranka vrstica. Morda ima ime, telefonsko številko in status »v teku«. Kaj pa se je dejansko zgodilo? Kdo jo je poklical? Kaj so si dogovorili? Kakšna ponudba jim je bila poslana in kdaj? Tega v Excelu po navadi ni, ali pa je raztreseno po e-poštnih predalih, zapiskih in glavi prodajalca, ki ravno ni v pisarni.

To postane kritično v trenutku, ko prodajalec zboli, vzame dopust ali zapusti podjetje. Naslednik prevzame stranko, odpre Excel in vidi: »Podjetje Novak, faza 3, vrednost 8.000 €.« Brez konteksta, brez zgodovine, brez vedenja, kaj je stranka pričakovala in kaj je bilo obljubljeno. V najboljšem primeru izgubi uro za iskanje informacij. V najslabšem primeru stranko izgubi povsem.

CRM sistem deluje drugače. Vsaka stranka ima svojo kartico z vsemi aktivnostmi, sporočili, ponudbami in opomniki, zbrani na enem mestu. Ko razumete, kaj CRM sistem v resnici počne, je prednost pred Excelom takoj jasna. Deljenje znanja in informacij med člani ekipe je takojšnja.

Excel ni narejen za timsko delo

Zamislite si pet prodajalcev, ki vsak dan odpirajo isti Excel v skupni mapi. Eden doda vrstico, drugi jo preimenuje, tretji slučajno izbriše stolpec in shrani. Naslednje jutro direktor odpre datoteko in ugotovi, da obstaja šest različnih verzij v mapi »Stari Exceli«.

To ni izmišljen scenarij. Točno takšno situacijo smo srečali pri stranki iz IT sektorja, ki je prišla k nam po CRM rešitev. Imeli so skupni Excel, v katerega je pisalo več prodajalcev hkrati. Ker ni bilo enotnega sistema vpisovanja, je vsak dodajal podatke po svoje, polja so bila izpolnjena nedosledno in kmalu se nihče ni več zanašal na skupno datoteko kot zanesljiv vir informacij. Posledica: podvojena dela, zamujene priložnosti in nemoč vodstva pri napovedovanju prihodkov.

Med najpomembnejšimi lastnostmi CRM sistema je prav večuporabniška arhitektura v oblaku. Vsi delajo v istem sistemu, v realnem času, brez konfliktov verzij. Vodja vidi aktivnosti celotne ekipe, vsak prodajalec pa vidi le tisto, kar mu pripada.

Excel nima prodajnega lijaka in ne kaže, kje so vaše priložnosti

Direktor vpraša: »Koliko prihodkov pričakujemo ta mesec?« Prodajnik odpre Excel, začne seštevati vrednosti vrstic, označenih z »verjetno zaključimo«, in po dvajsetih minutah poda oceno, ki je v trenutku, ko jo izreče, že zastarela.

Excel ne pozna prodajnega lijaka. Ne ve, koliko priložnosti je v fazi pogajanja, koliko ponudb čaka na odgovor in katera stranka je tik pred odločitvijo. Ni kanban pogleda, ni tehtne napovedi prihodkov, ni samodejnega seštevka vrednosti odprtih poslov.

To pomeni, da vodstvo sprejema strateške odločitve, na primer kdaj zaposliti novega prodajalca ali koliko naročiti pri dobavitelju, na podlagi intuicije in ročno sestavljenih poročil, ne pa na podlagi zanesljivih podatkov. Eden od najpogostejših vzrokov, zakaj podjetja izgubljajo prodajne priložnosti, je ravno ta nepreglednost, ki jo Excel pušča pri upravljanju prodajnega procesa.

V Kabi CRM-ju so prodajne priložnosti razporejene po fazah. Direktor vidi stanje kadarkoli, brez spraševanja ekipe in brez ročnega seštevanja.

Excel ne opomni in ne avtomatizira ničesar

Excel je pasiven. Čaka, da ga odprete. Ne bo vas opomnil, da ste stranki obljubili klic čez teden dni. Ne bo samodejno poslal zahvalnega e-poštnega sporočila po uspešnem sestanku. Ne bo vas obvestil, da je rok ponudbe potekel pred tremi dnevi.

Vse to je prepuščeno prodajalčevem spominu, lepljivim listkom in opomniku v e-poštnem programu, ki ga je morda nastavil, morda pa ga je pozabil.

Rezultat so priložnosti, ki »zamrznejo«. Stranka je rekla: »Pokličite me čez mesec dni.« Prodajalec si je zapisal v Excel. Mesec dni kasneje Excel tega ni omenil. Stranka je v vmesnem času kupila pri konkurenci, ki je bil bolj dosleden pri sledenju.

S Kabi CRM-jom je mogoče avtomatizirati celotno zaporedje nadaljnjih aktivnosti, tako da nobena priložnost ne gre v pozabo. Od samodejnih opomnikov za klice do e-poštne avtomatizacije, ki se sproži ob določenih korakih v prodajnem procesu.

Excel ne ponuja analitike za odločanje

Mesečno poročilo o prodaji iz Excela nastane tako: prodajalec ali vodja porabi uro ali dve za kopiranje podatkov, seštevanje vrednosti po stolpcih in oblikovanje tabele, ki jo nato pošlje po e-pošti. Ko pride poročilo do direktorja, so podatki stari teden dni.

Vprašanja, ki jih vodstvo resnično potrebuje za odločanje, so: kateri prodajalec ima najboljšo realizacijo, kateri vir povpraševanj prinaša največ prihodka in v kateri fazi prodaje se največ izgubi priložnosti? Iz Excela tega ne dobite hitro, ne brez ročnega dela in ne brez tveganja za napako.

Kabi CRM ima vgrajeno analitiko in nadzorno ploščo, ki se osvežuje samodejno. Poleg osnovnih meritev ponuja tudi napredne KPI kazalnike za prodajni oddelek, s katerimi vodstvo loči, kateri prodajalci dosegajo dobre rezultate in kje so priložnosti za izboljšave.

Kdaj je čas za zamenjavo?

Ni natančnega praga, pri katerem Excel postane nevzdržen. Obstajajo pa jasni znaki, ki kažejo, da ste ga prerasli. Preverite, ali se prepoznate v katerem od teh:

Vaša prodajna ekipa ima skupni Excel, a nihče mu ne zaupa povsem. Pogosto ne veste, kdo je nazadnje kontaktiral določeno stranko. Direktorju ne morete v minuti povedati, koliko so vredna vaša trenutna odprta povpraševanja. Ponudbe zastarajo, ne da bi jih kdo opazil. Mesečno poročilo traja dlje, kot bi smelo.

Če ste pritrdili vsaj dvema točkama, Excel ni več pravo orodje za vodenje strank. Kateri so drugi znaki, da vaše podjetje potrebuje CRM, je odvisno od panoge in velikosti ekipe, a zgornji vzorci so univerzalni.

»Ali nismo premajhni za CRM?«

To je najpogostejši ugovor, ki ga slišimo. In razumemo ga, ker je bil dolgo upravičen: zgodnji CRM sistemi so bili dragi, zapleteni za uvajanje in namenjeni velikim podjetjem z IT oddelki.

Danes temu ni več tako. Kabi CRM uporabljajo podjetja s tremi zaposlenimi enako učinkovito kot tista s petdesetimi. Prav manjša podjetja, kjer vsak prodajalec nosi velik del prometa podjetja, si najmanj lahko privoščijo zamujene priložnosti in kaotično upravljanje strank.

Kabi se z razvojem poslovnih aplikacij ukvarja od leta 1992. Prvi CRM sistem smo razvili leta 1995, splošni prodajni CRM pa je v neprekinjeni uporabi in razvoju od leta 2009. V tem času smo sistem prilagodili dejanskemu delovanju potreb slovenskega trga (in področju Balkana): vključuje integracijo s poslovnim registrom za samodejni uvoz podatkov o podjetjih ter povezave z domačimi ERP sistemi (in tujimi). To so lastnosti, ki jih globalni ponudniki ne morejo ponuditi na enako neposreden način.

Prehod ne traja mesece. Osnovna implementacija Kabi CRM-ja je stvar dni, in v tem nam pomaga naša ekipa, ki celoten proces implementacije prilagodi vašim obstoječim procesom.

Pred Excelom je bil listek. Pred CRM-jem je Excel.

Vsako orodje ima svojo dobo. Excel je bil za mnoga podjetja pravi korak naprej od papirja in telefonskega imenika. CRM je naslednji korak in pri večini podjetij ta korak zamuja za leto ali dve.

Vsaka potencialna prodajna priložnost, ki pade skozi razpoke Excelove preglednice, ima svojo ceno. Zamujeni klic, pozabljeno nadaljevanje, nepopolna predaja stranke. Te številke so nevidne, ker se ne pokažejo v računovodskih izkazih, a se čutijo v prodajnih rezultatih.

Kabi CRM je mogoče preizkusiti brezplačno in brez obveznosti. Najlažje je začeti in videti, kaj se zgodi.

Če vas zanima, zakaj je Kabi CRM sistem boljši od konkurence, smo to podrobneje opisali v ločenem članku.