Izbira poslovne e-pošte: Google ali Microsoft?

Zanesljiva poslovna e-pošta je danes temelj vsakega uspešnega podjetja, ne glede na njegovo velikost. Predstavlja ključno orodje za komunikacijo s strankami, partnerji in sodelavci. Vendar pa se podjetja pogosto znajdejo pred dilemo: katero rešitev izbrati? Ali zadostuje e-pošta, ki je vključena v paket gostovanja spletne strani, ali je čas za prehod na profesionalno platformo, kot sta naprimer Google Workspace ali Microsoft 365?

V svetu informacijske tehnologije se odločitve sprejemajo na podlagi zanesljivosti, varnosti, funkcionalnosti in stroškovne učinkovitosti. Poglejmo si ključne razlike med vodilnima rešitvama na trgu in osnovno e-pošto pri ponudniku gostovanja.

Veliko paketov spletnega gostovanja vključuje tudi storitev e-pošte. To je pogosto najcenejša in najenostavnejša rešitev:

Prednosti:

• Nižji stroški: e-poštni predali so običajno že vključeni v ceno gostovanja spletne strani
  • Če ne znate sami nastaviti pošte, boste morali dodatno plačati nastavitve, kar ni nujno poceni
• Enostavna administracija: upravljanje z e-poštnimi naslovi poteka preko nadzorne plošče gostovanja, kar je za osnovne potrebe dokaj preprosto.

Slabosti:

• Omejen prostor: prostor za shranjevanje e-sporočil je pogosto omejen in si ga delite s spletno stranjo. Ko zmanjka prostora, prenehate prejemati pošto.
• Slabša dostavljivost in ugled: strežniki za gostovanje si delijo IP naslove med številnimi uporabniki. Če ena stran na strežniku pošilja nezaželeno pošto (spam), lahko to negativno vpliva na ugled celotnega strežnika in posledično na dostavljivost vaše pošte.
• Manjša varnost: varnostni mehanizmi so običajno zgolj osnovni, kar povečuje tveganje za prejem nezaželene pošte in zlorabe.
• Omejene funkcionalnosti: manjkajo napredna orodja za sodelovanje, kot so skupni koledarji, urejanje dokumentov v realnem času in videokonference.
• Težave s sinhronizacijo: sinhronizacija pošte, koledarjev in stikov med različnimi napravami (telefon, računalnik, tablica) je pogosto nezanesljiva, iskanje po sporočilih ni enostavno.

Google Workspace (prej znan kot G Suite in Google Apps) je zbirka orodij v oblaku, katere srce predstavlja Gmail. Zasnovan je za sodobna podjetja, ki cenijo hitrost, fleksibilnost in enostavno sodelovanje.

Prednosti:

• Vrhunski uporabniški vmesnik: Gmail je znan po svojem intuitivnem in hitrem spletnem vmesniku ter odlični mobilni aplikaciji. Iskanje po arhivu sporočil je izjemno zmogljivo in hitro, tudi na mobilnih telefonih.
• Zanesljivost in varnost: Google vlaga ogromno sredstev v zaščito pred nezaželeno pošto (spam) in zlonamernimi programi. Njihovi filtri so med najboljšimi na svetu.
• Integracija orodij za sodelovanje: vsi paketi vključujejo Google Drive (shramba v oblaku), Docs (dokumenti), Sheets (preglednice), Slides (predstavitve), Calendar (koledar) in Meet (videokonference). Sodelovanje na dokumentih v realnem času je brezhibno.
• Veliko prostora za shranjevanje: že osnovni paketi ponujajo bistveno več prostora (od 30 GB na uporabnika) kot standardna gostovanja, kar odpravi skrbi glede polnega predala in nedostavljene pošte.
• Enostavna administracija: administratorska konzola je pregledna in omogoča enostavno upravljanje uporabnikov, varnostnih politik in naprav.

Za podrobnejše informacije o paketih in možnostih, ki jih ponuja Google Workspace

Microsoft 365 (prej Office 365) je evolucija klasičnega pisarniškega paketa Office, prenesena v oblak. Njegova osrednja e-poštna storitev je Exchange Online, do katere najpogosteje dostopamo preko programa Outlook.

Prednosti:

• Poznano okolje: Outlook je že desetletja standard v poslovnem svetu. Uporabniki, ki so navajeni na klasična namizna orodja, se bodo počutili kot doma.
• Napredne poslovne funkcionalnosti: ponuja izjemno napredne možnosti upravljanja koledarjev, deljenja virov (npr. sejne sobe, službena vozila) in kompleksnih pravil za obdelavo pošte.
• Popolna integracija z namiznimi aplikacijami: če vaše podjetje intenzivno uporablja namizne aplikacije, kot so Word, Excel in PowerPoint, Microsoft 365 ponuja najboljšo možno integracijo in sinhronizacijo med namiznimi, spletnimi in mobilnimi različicami.
• Skalabilnost in varnost za velika podjetja: Microsoft 365 ponuja zelo robustne varnostne in administrativne funkcije, ki so primerne tudi za največje in najzahtevnejše organizacije.
• Vključena orodja: podobno kot Google, tudi Microsoft ponuja svojo zbirko orodij, kot so OneDrive (shramba), Teams (komunikacija in videokonference) ter spletne različice Worda, Excela in ostalih aplikacij.

Tako Google Workspace kot Microsoft 365 sta zasnovana za poslovno komunikacijo ena-na-ena ali v manjših skupinah. Imata omejitve pri številu poslanih sporočil na dan, da se zaščiti ugled njihovih strežnikov. Za pošiljanje novic (newsletterjev), marketinških kampanj in drugih oblik masovne pošte sta popolnoma neprimerna. Uporaba v te namene skoraj zagotovo vodi v (začasno) blokado vašega računa.

Za te potrebe se uporabljajo specializirane platforme, kot je E-Poštar, ki so narejene za upravljanje velikih baz prejemnikov, sledenje statistiki odpiranja sporočil in zagotavljanje visoke dostavljivosti v skladu z zakonodajo.

Odločitev je odvisna od specifičnih potreb in delovnih procesov vašega podjetja

• Izberite Google Workspace, če: vaše ekipe veliko sodelujejo na projektih, cenite hitrost in preprostost ter ste naklonjeni delu v spletnih brskalnikih in na mobilnih napravah.
• Izberite Microsoft 365, če: je vaše podjetje že močno vpelo v Microsoftov ekosistem, uporabljate namizne Office aplikacije in potrebujete napredne administrativne funkcije za upravljanje koledarjev in virov.
• Ostanite pri osnovni pošti le, če: ste mikro podjetje z minimalnimi potrebami po komunikaciji in so nizki stroški absolutna prioriteta, a se zavedajte tveganj in omejitev.

V Kabiju vam vsekakor svetujemo, da se odločite za profesionalno rešitev za vašo poslovno e-pošto. Na ta način ničesar ne prepuščate naključju.